Kako organizovati okupljanje bivših studenata?

2024 Autor: Priscilla Miln | [email protected]. Zadnja izmjena: 2024-02-17 18:35

Veče okupljanja alumnija, bez obzira gde se održava i koga okuplja, zahteva ozbiljne pripreme i opipljive troškove. Po pravilu, jednoj osobi je prilično teško savladati organizaciju takvog odmora i pripremiti se za njega.

Sada često koriste usluge agencija, ali rezultat rada profesionalaca ne ispunjava uvijek očekivanja i može se razlikovati od verzije odmora koju su željeli organizirati. Stoga je bolje da se sami pozabavite ovim pitanjem, po mogućnosti u društvu od dvije, tri ili četiri osobe.

Odakle početi?

Treba započeti pripremu večeri sastanka maturanata određivanjem broja učesnika. Odnosno, trebalo bi da odlučite koga ćete prikupiti - cijeli broj, jedan razred ili grupu. Da li pozvati nastavno osoblje i koga od nastavnika pozvati. Svi ostali aspekti zavise od broja potencijalnih učesnika i gostiju događaja.

Dalje, morate pronaći sve toljudi koje treba okupiti. Bilo da planirate održati alumni veče u školi ili studentsku zabavu u restoranu, potraga za učesnicima je najvažnija, duga i najteža faza pripreme.

Nakon što se pronađu sve moguće koordinate, ljude treba kontaktirati ili telefonirati, a ne samo im slati pozivnice. To se mora uraditi, jer neko neće otići, a neko će hteti da dođe ne sam. Morate nazvati ili pisati nastavnicima. Ne biste trebali unaprijed isključivati učesnike, fokusirajući se na vlastite ideje. To jest, ako će se, na primjer, alumni sastanak održati u Moskvi, a jedan od potencijalnih učesnika živi u Vladivostoku, ne biste trebali sami odlučiti da osoba neće doći.

Neophodno je razjasniti željeno vrijeme i datum sa svakim od onih koji prisustvuju večeri, uključujući nastavnike. Pažljivo se raspitajte i o finansijskim mogućnostima, odnosno pitajte koliko je osoba spremna izdvojiti za organizaciju događaja.

Nakon ovih početnih faza, organizatori će imati kompletan spisak gostiju i učesnika događaja, koji će sadržati informacije o njihovom slobodnom vremenu i finansijskim mogućnostima.

Šta je sljedeće?

U sljedećoj fazi treba odrediti mjesto, vrijeme i približan scenario večeri alumni sastanka. Ovo nije teško uraditi, na osnovu okvirnog budžeta i broja učesnika. U ovoj fazi, budžet će morati da se „pogleda“dva puta, kao i broj učesnika.

Prva stvar o kojoj treba početi razmišljatiscenario - izbor lokacije. Ako se na događaju očekuje više od sto ljudi, a budžet je mali, iznajmite kafić ili mali klub uz minimalnu narudžbu po principu „za posjetioce“. Odnosno, dogovoriti se sa vlasnicima ustanove da će ljudi sami naručivati piće i hranu. Ovaj način najma će značajno smanjiti troškove plaćanja ustanove.

Druga opcija je da provedete sastanak bivših studenata u školi ili institutu. Ali nije uvijek ovakav način organizacije događaja ekonomičniji od iznajmljivanja ustanove. Za potpunu proslavu trebat ćete postaviti švedske stolove, odnosno kupiti alkohol, hranu ili gotove grickalice. Prilikom kupovine hrane trebat će vam osoba koja će kuhati. Trebat će vam stolnjaci, posuđe i još mnogo toga. Također ćete morati sve očistiti nakon završetka odmora. Osim troškova i muke, održavanje priredbe u školskoj zgradi ima i niz značajnih nedostataka, kao što su vremenska i datumska ograničenja, potreba za premeštanjem i premeštanjem nameštaja, jer atmosfera nije namenjena slavlju.

Najbolji način da provedete veče alumni sastanka je da kombinujete posetu školi ili institutu sa žurkom u restoranu. Svečani dio može se održati u školskoj sali ili u studentskoj publici, a samu zabavu prenijeti u restoran ili kafić. Sa ovim izborom, prvo morate saznati datume i sate u kojima će obrazovna ustanova moći da bude domaćin događaja, kombinujući to savremenski okvir koji preferira većina učesnika i, zapravo, izaberite datum.

Nemojte odmah koordinirati odabrani datum i vrijeme sa administracijom, već se dogovorite samo unaprijed. Ovo je neophodno kako biste pronašli odgovarajući kafić za odabrano vrijeme u blizini obrazovne ustanove, na pješačkoj udaljenosti. Veoma je nezgodno ako je institut ili škola na velikoj udaljenosti od restorana. U ovoj situaciji, jedni neće ići na svečani dio, dok drugi neće ići na zabavu.

Međutim, u obližnjoj kafeteriji, odabrani datum ili sati mogu biti zauzeti, ali drugi datum je slobodan, što je također zgodno. Stoga je potrebno unaprijed pregovarati sa obrazovnom institucijom i tek nakon konačnog izbora restorana.

Sada možete početi razvijati scenario, opet koristeći listu gostiju i podatke o njihovim finansijskim mogućnostima. Ovo je neophodno kako bi se odredio broj takmičenja sa nagradama, večerašnji jelovnik koji će se naručiti unapred i drugi slični momenti. Scenario večeri alumni sastanka, kojem će prisustvovati samo deset ljudi, makar i u verziji "+1", bit će uvelike drugačiji od programa događaja za dvadeset kolega iz razreda i ispostavit će se potpuno drugačijim sa skupa stotinu ljudi.

Međutim, svi imaju istu strukturu:

• svečani dio;
• prelazak u restoran ili samo pauza prije početka švedskog stola;
• redovno vrijeme;
• službeni kraj;
• "poslije hodanja".

U fazi odabira scenarija u skladu sa budžetom ibroj gostiju ne treba ulaziti u detalje popunjavanja svake stavke, već raspoređivati sredstva. Najlakše je to učiniti, počevši od toga što se troškovi mogu izračunati s maksimalnom preciznošću, na primjer, od svečanog dijela. "Stanovanje" uopće ne bi trebalo biti uključeno u budžet, ali ako ima slobodnog novca, onda je sasvim moguće svima predstaviti tematski koktel na rastanku. Najnejasniji u smislu budžeta je uvijek glavni dio večeri, onaj koji ide po scenariju i uključuje razne nagradne igre, lutrije i nagrade. Stoga ga na kraju treba ostaviti, a pri izboru čime ćete ga napuniti polaziti od toga koliko je novca ostalo.

Kao rezultat, dobićete prilično detaljnu finansijsku procjenu. Mora biti jasno napisan, tako da kada učesnici postavljaju pitanja o tome koji novac se od njih ubire, ne pokušavaju da ispričaju sadržaj večeri, već jednostavno pošalju listu suhih brojeva u messenger-u ili poštom. Ovo će vam uštedjeti živce i obeshrabriti sumnjive kolege iz razreda da se cjenkaju sa sakupljačem.

Nakon što se sredstva prikupe, trebali biste početi provoditi plan. Uz veliki broj gostiju događaja, obično je potrebno mnogo različitih elemenata i atributa praznika. Ne treba raditi sve po principu "kako ide", potrebno je planirati vrijeme i kupovine ili narudžbe, mnogo je praktičnije i uz jasan raspored ništa se neće zaboraviti.

Kako održati službeni dio?

Sadržaj svečanog dijela zavisi od toga koliko će nastavnika biti i ko tačno planirabudi prisutan. Na primjer, rektor instituta ili šef odsjeka, direktor škole na večeri sastanka maturanata uvijek drže govor koji otvara događaj. Ovo je tradicija koju treba slijediti. Ako nema „visokih činova“, a prisutan je samo razredni starešina ili više predmetnih nastavnika, onda pravo otvaranja večeri i vođenja čitavog svečanog dijela prelazi na njenog organizatora. Nije bitno ko će od nastavnika doći na događaj, svi koji su prisustvovali večeri okupljanja diplomaca nastavnika dobijaju cvijeće i prigodne zahvalnice.

Svečani dio ne bi trebao biti dug, ali ne bi trebao biti ni prekratak. Optimalno vrijeme je 30-40 minuta. Sadržaj bi mogao biti:

• uvodni govor ili govor direktora;
• uručenje prigodnih diploma ili sertifikata, ali samo uz manji broj učesnika, ako ima više od dvadeset osoba, onda se potvrde izdaju nakon završenog službenog dijela pri izlasku iz sale;
• reči nastavnika, a nakon što nastavnici završe, treba da poklonite cveće i lepo dizajnirano "papir zahvalnosti", isto važi i za direktora ili predstavnika uprave;
• završetak i poziv za nastavak u restoran (treba podsjetiti adresu i reći da je u pozivnici).

Ako neko od maturanata želi nešto da kaže, onda se to radi nakon govora nastavnika i prije završnog govora organizatora praznika.

Ako postoji prilika da se uvježba svečani dio, onda to treba učiniti bez greške. Uvijek mogu postojati neke nijanse koje razlikuju stvarnost od scenarija napisanog na papiru. Trajanje govora, mikrofon koji ne radi ili nedostatak postolja za njega i druge sitnice koje se ne mogu uzeti u obzir pri planiranju. Oni će postati očigledni na probi i mogu se ispraviti ili eliminisati.

Možete završiti svečani dio, ne ograničavajući se na govor. Dobra opcija bi bila otpjevati pjesmu. Na večer sastanka maturanata, u nedostatku himne u obrazovnoj ustanovi, možete pripremiti bilo koju odgovarajuću temu i ne predugačku pjesmu. Njegov tekst i objašnjenje za njega treba poslati svakom od učesnika uz poziv. Međutim, ako želite, možete ga duplirati izdavanjem ispisa sa riječima na ulazu u dvoranu. Ukoliko je planirano korištenje bedževa, onda se i one poklanjaju svima prije službenog dijela na ulazu.

Šta će biti potrebno za službeni dio?

Postoje obavezni atributi zvanične faze događaja, koji ne zavise od broja učesnika ili veličine budžeta. Ovo uključuje:

• cvijeće za sve nastavnike;
• komemorativne diplome ili "diplome";
• pisma zahvalnosti nastavnicima.

Ovo je temelj bez kojeg ne možete. Diplome i diplome možete naručiti u bilo kojoj od reklamnih agencija ili direktno u štamparijama. Međutim, direktna narudžba od štampara, iako jeftinija, zahtijevat će samostalnu pripremu izgleda. Ovo nije samo crtež napravljen u bilo kojem programu, postoji niz zahtjeva za takve rasporede. Bez razumevanja kakoradi se o rasporedu za štampanje, to ne treba da radite, jer će rezultat zahtevati izmene, a ne greškom štamparskih mašina. To jest, morat ćete platiti dva puta.

Pored obaveznih atributa, elementi događaja kao što su:

• značke sa imenom, klasom ili drugim informacijama;
• uređenje skupštinske sale, foajea i drugih mjesta kroz koja će maturanti prolaziti u obrazovnoj ustanovi;
• ispiši stihove ako je potrebno.

U slučaju da je napolju hladno i klizavo, a restoran se nalazi daleko od mesta gde je počelo veče alumni sastanka (februar ili mart, na primer, nisu pogodni za duge šetnje), mogu iznajmiti prevoz. Neophodno je upozoriti na iznajmljivanje autobusa u pozivnicama, jer ljudi mogu odbiti koristiti vlastiti automobil nakon što saznaju za dostupnost prevoza "od vrata do vrata".

Prelaz u restoran: da li je moguće napuniti ga nečim

Da li sadržajem ispuniti vrijeme prelaska iz obrazovne ustanove u mjesto proslave, pitanje je pojedinca. Zavisi od mnogih nijansi, kao što su:

• trajanje i opterećenje službenog dijela;
• vrijeme i godišnje doba;
• dostupnost prijevoza ili hodanja;
• vrijeme potrebno da se stigne do restorana;
• broj učesnika.

Moguće je po lijepom vremenu i ljeti na putu koristiti klovnove, lutke u prirodnoj veličini, mimove sa balonima i sličnopratnja. Ovo priprema goste za praznično veče. Međutim, ako je staza prekratka, na primjer, samo treba ići na suprotnu stranu ulice, onda je ne morate ničim puniti.

Za vožnju autobusom u trajanju od najmanje 20 minuta, možete koristiti klovna ili bilo kojeg drugog umjetnika koji priča viceve "na temu" ili, još bolje, nastupa u stand-up žanru. Isti žanr je optimalan za glavni dio događaja.

Međutim, ako ima manje od deset ljudi, onda je takva zabava na putu potpuno beskorisna.

Kako provesti veći dio večeri?

Struktura kako se odvija maturalna zabava u instituciji, godinu dana kasnije ili deset godina nakon diplomiranja, je ista. Ali broj učesnika događaja utiče na strukturu proslave. Ako ima više od 10-15 ljudi, biće potreban vođa. Ako ima 5-7 učesnika, onda usluge zdravice nisu potrebne.

Sva takmičenja, lutrije ili druge zabave moraju nužno odgovarati temi večeri, kao i opijajući govori. Postizanje ovoga je jednostavno, samo koristite nekoliko tematskih elemenata u skripti.

Struktura događaja može biti:

• organizator treba da održi kratak govor na večeri, drugim riječima, ponovo otvori praznik;
• sljedeće zdravice treba uputiti određenim ljudima i izvijestiti o tome šta su postigli u prošlosti, naravnopa i sami maturanti znaju pričati, improvizirano;
• između dizanja čaša održavaju se takmičenja, održavaju nastupi umjetnika ili učesnika u večernjim satima;
• prije zatvaranja treba održati lutriju sa razigranim nagradama, na primjer, uz potvrdu za pravo domaćina i organizacije sljedećeg sastanka.

Organizator kaže posljednju zdravicu. U njemu se treba zahvaliti onima koji su došli, izraziti povjerenje u raniji sastanak i objasniti da restoran stoji na potpunom raspolaganju svima onima koji žele i dalje da se zabavljaju, uz naznaku vremena, naravno. Odnosno, službeni dio bi trebao biti završen najmanje 2 sata prije isteka perioda iznajmljivanja.

Šta reći u "adresnim" zdravicama?

Čestitke na večeri ponovnog okupljanja se ne razlikuju mnogo od zdravica na drugim praznicima. Odnosno, to je kratak govor koji sadrži prijatne reči o nekome, govoreći o dostignućima te osobe i pozivajući ga da pije.

Možete razgovarati o bilo čemu, ali, naravno, trebate biti spremni. Svako ima dostignuća. Na primjer, ako je odličan učenik i aktivistica postao domaćica, onda treba zapamtiti porodične vrijednosti i naglasiti da je kuća najvažnija stvar koju čovjek ima. Ako kolega iz razreda radi kao mehaničar u fabrici, morate razgovarati o vrijednosti jednostavnih profesija, bez kojih su sve pogodnosti modernog života nezamislive. To jest, ciljane zdravice bi trebale povećati samopoštovanje osobe i zadovoljiti ga.

Nakon ovakvih govora treba dodijeliti diplomu "Za postignuće". Ali to treba učiniti samo ako se nazdravljabiće spreman za svakog od gostiju. Ako je na zabavi stotinu ljudi, nema potrebe za pripremanjem diploma. Ali same zdravice treba izgovoriti. Treba ih osmisliti za otprilike polovinu učesnika. Nakon svakog para ovakvih govora, goste treba isprovocirati na iste govore o svojim kolegama iz razreda.

Tako je u potpunosti otklonjeno večito pitanje za šta piti, a svaki od pozvanih se oseća neophodnim, a ne suvišnim na prazniku.

Šta uključiti u program?

Najoptimalnija varijanta programa ovakvih događaja su nastupi samih učesnika. Ali većina ljudi ima tendenciju da odbije ponudu za nastup, pa bi organizatori to trebali prikriti takmičenjima ili lutrijama.

To jest, kao nagradu za pobedu na takmičenju, pobednik mora, na primer, da čita poeziju. Za veče sastanka maturanata, koje se održava po programu organizovanom po ovom principu, treba pripremiti unapred štampane tekstove. Ne pamte svi pjesme napamet.

Uopće možete bez takmičenja i igrati nastupe u obliku lutrije ili gubitaka. Možete dogovoriti aukciju. Odnosno, učesnik dobija priliku da nekome proda svoje pravo da govori, a novac za ovaj lot će biti početak budžeta za narednu večer okupljanja, čiji datum, naravno, treba da bude objavljen, za na primjer, sljedeće godine.

Kako pripremiti govor?

Ovo pitanje često zbunjuje čak i najpedantnije i najtalentovanije organizatore. U stvari, sve je jednostavno. Reči za veče okupljanjane treba da bude pretenciozan, iskren i ljubazan. To je dosta.

Govor ne treba odlagati. Otvaranje svečanog dijela je sasvim u roku od 5-7 minuta, naravno, ako direktor ili neko od „važnih“nastavnika ne održi govor. Ne treba ih vremenski ograničavati – to je nepristojno. Završni službeni dio govora traje 4-5 minuta, može se započeti riječima: "Veče povratka počinje", "Sada idemo u restoran i zabavit ćemo se" i drugim informacijama, na primjer, o autobusima ili adresu ustanove.

Prva zdravica je potpuno simbolična i trebala bi zvučati jednostavno: “Momci! Evo, vidjeli smo se! Hajde da to proslavimo! Adresne zdravice se sastoje od nekoliko rečenica i traju 2-4 minute.

Poteškoće sa govorom za stolom mogu se izbjeći angažovanjem domaćina ili korištenjem ostalih učesnika koliko god je to moguće.

Šta ne treba zaboraviti?

Kada planirate veče, morate zapamtiti tri nijanse, kao što su:

• organizirajte snimanje fotografija ili videa;
• traži domaćina;
• slanje pozivnica.

Obavezno unajmite fotografa i/ili videografa. Ovo je veoma važan dio sastanka. Štaviše, trebalo bi naručiti usluge za cijelo veče - od svečanog službenog dijela do „posle šetnje“. Rezultate njegovog rada tada je potrebno elektronskim putem poslati svim gostima događaja.

Unajmite domaćina za zabave sa više od 10 ljudi. Uostalom, i sam organizator je diplomac i treba se zabavljati, a ne pratiti program iraspoloženje gostiju.

Pozivnicu treba izdati sa svim potrebnim podacima: vrijeme i mjesto sastanka, naziv i adresa restorana, dostupnost autobusa, ukoliko se planira iznajmljivanje, stihovi pjesme, naravno, ako je ovaj element uključen u scenario i tako dalje.

Ne morate štampati pozivnice, mnogo je lakše izdati ih u elektronskom obliku i poslati putem messengera ili e-pošte.